GLN gir verdifull informasjon - bør også inngå i e-faktura

Innkjøpsavdelingen i Forsvarsbygg i Harstad - fra venstre Bjørnar Henriksen, Kristin Svendsen, Hanne Thomassen og innkjøpssjef Kristian Halvorsen.

Målet er at Forsvarsbygg, i samspill med leverandørene, skal redusere kostnader knyttet til feilmerkede faktura, bedre datakvalitet, effektivisere fakturaprosessen og bidra til
rettidig betaling av inngående faktura.

13.410 bygg. Forsvarsbygg bygger, drifter og selger eiendom for Forsvaret. Ved utgangen av 2010 sysselsatte Forsvarsbygg 1.375 årsverk fordelt på ca. 1.500 ansatte i 365 av landets kommuner. Eiendomsportefølje på ca. 4,4 millioner kvadratmeter bygningsmasse er fordelt på 13.410 bygg og anlegg. Av disse leies ca. 3,7 millioner kvadratmeter ut.

6,3mrd. i omsetning. Forsvarsbygg omsetter for 6,3 milliarder kroner i året. Driftsinnkjøp til bygninger og anlegg over hele landet foretas av bestillere spredt fra nord til sør. I 2006 startet Forsvarsbygg med e-handelsbasert kommunikasjon og har derfor kuttet bruk av telefon og telefax ved bestillinger.

Mer effektivt. Omtrent samtidig så man behovet for å benytte GLN-nummer for automatisk å identifisere vareleveringsadresser.
- I dag har vi ca. 200 GLN-nummer, sier innkjøper Kristin Svendsen og peker på at bruk av GLN identifiserer de ulike aktørene og deres roller som avsender, mottaker, kjøper, selger, bestiller, fakturamottaker, leveringssted etc. Det innebærer sikkerhet og effektivitet for leveransene.
- Samspillet mellom e-handel og GLN fungerer svært godt, sier innkjøpssjef Kristian halvorsen. I dag har Forsvarsbygg 113 "sentrale" avtaler. Det er pr i dag kun materiell som avroper over e-handel.
- Elektroteknisk materiell er den største varegruppen på innkjøpssiden. Deretter kommer kontor- og datarekvisita, ventilasjonsutstyr, rengjøringsmidler, rør m.m., sierSvendsen.

Elektronisk faktura. Bakgrunnen for prosjektet elektronisk faktura i Forsvarsbygg er å automatisere fakturamottak - og på sikt fase ut skanning. Videre å forenkle utsendelse av faktura til kunder som ønsker dette. Det stilles gjennom Bestemmelser om økonomistyring i Staten, krav om mottak av elektroniske fakturaer i fastsatt standard format, og forsvarsbygg imøtekommer dette kravet. Pilotprosjektet hvor selskapene Norengros, Datarekvisita og YIT deltar, er vellykket, men det gjenstår å teste inngående fakturaer i nytt fastsatt standard format (EHF).
- Det har tatt lang tid å få på plass et felles format for elektronisk faktura (EHFformat) og jeg er overrasket over at utviklingen ikke har gått raskere. Det har vært
mye snakk om elektronisk faktura i mange år, men det har tatt veldig lang tid å finne gode løsninger og å enes om ett elektronisk fakturaformat.
- Forsvarsbygg har kommet langt med tanke på bruk av elektronisk handel men når det gjelder kjøp via ehandelsportalen utgjør dette i dag kun 20 % av samlet kjøp. Vi har nå besluttet å gå over til å bruke Ehandelsplattformen (EHP).

Tar også med tjenester. Forsvarsbygg har i tillegg til innkjøp av materiell, i sin ehandelsløsning også tatt med kjøp av tjenester - og kombinasjoner av disse. Dette er foreløpig nokså unikt i e-handelssammenheng.
- Erfaringene er gode. Når vi bestiller for eksempel ventilasjons- og elektrotekniske installasjoner, er det naturlig at både materiell og tjenester kan inngå i e-handelsavtaler. Av de 113 avtalene vi har med ulike leverandører, gjelder pr. i dag hele 82 tjenester.
- Bør GLN-nummeret også med i e-fakturaen?
- Absolutt. Det gir verdifull informasjon om gjennomføring av hele leveransen, sier Kristian Halvorsen.

Besparelser. Pr. i dag går ca. fem prosent av totalt ca. 100.000 fakturaer elektronisk. Målet for prosjektet er at 20 prosent av alle fakturaer til og fra Forsvarsbygg skal gå elektronisk i 2012.
- Vi regner med en effektivisering knyttet til betalingstransaksjoner tilsvarende halvannen stilling. Målet er å redusere feilmerking av faktura fra 25 til 10 prosent fra involverte leverandører, videre redusert tid til sortering, klargjøring, skanning, validering m.v. med opptil 50 prosent. I tillegg kommer reduksjon av rentenotaer og inkassosaker med 30 prosent. Vi oppnår høyere kvalitet i alle ledd, sier Petter Skåret som er leder av Fakturasentret i Forsvarsbygg.

Veien videre. Nå er utfordringen å få flere leverandører til å gå over til elektronisk faktura. Samtidig sjekkes det ut løsninger fra vår ERP-leverandør, og vi gjennomgår enkelte tekniske prosesser med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) etter at vi har besluttet å konsentrere videre innsats om EHF-formatet og bruk av ehandelsplattformen.