Sparer 10 millioner på e-handel - GLN viktig lokasjonsidentifikator

- Nå er utfordringen å føre GLN-nummer videre til elektronisk faktura, sier rådgiver og prosjektleder Kjell Øivind Arntzen i Trondheim kommune.

Trondheim var tidlig ute med elektronisk handel. Den 1. januar 2005 var e-handelsløsningen på plass. I 2007 tok man i bruk Global Location Number (GLN), som sikrer leverandørene bedre og unik identifikasjon av enheter og fysiske lokasjoner som for eksempel leveringsadresser. GLN handler dermed i korthet om at riktig vare blir levert på riktig sted.

2 mrd. i innkjøp. Trondheim er blant landets største kommuner, og har et totalt innkjøpsbudsjett på i overkant av 2 milliarder kroner fordelt jevnlig mellom drift og investering. Kommunen har 1.300 bestillere fordelt på 227 enheter, dette innen alle tjenesteområder; Helse, Oppvekst, Kultur, Bydrift, Eiendom samt interne tjenester. Antall GLN-nummer er ca. 1.100.

Gode erfaringer. - Erfaringene med GLN og elektronisk handel er gode. Nå er utfordringen å føre GLN-nummeret videre til elektronisk faktura slik at hele verdikjeden dekkes, sier Kjell Øivind Arntzen som er rådgiver og prosjektleder for etablering av e-faktura-mottak i Trondheim kommune.

Ny e-handelsplattform. Man har etablert en ny e-handelsplattform fra 1. juli i år. Utfordringen nå er at e-handel og fakturaflyt er to systemer. Det betyr at ordretransaksjon ikke kan matches. Kontering må kunne påføres allerede ved bestilling og at GLN må inngå i ordre etter hvert. Klart dette er en utfordring hos bestillere, men kompetansen forbedres stadig.

Hele verdikjeden. Elektronisk handel i offentlig sektor (EHOS) er et samarbeidsforum bestående av syv kommuner, og handler om digitalisering av verdikjeden, fra bestilling til betaling. I tillegg til Trondheim deltar Fredrikstad, Bergen, Stavanger, Kristiansand, Sandnes og Hamar - samt til dels Oslo. Intensjonen med EHOS er å være et referanse- og høringsorgan, gi konstruktive innspill til Difi/FAD, samt være rådgivende overfor det offentlige Norge. Trondheim kommune har via Difi-tilskudd gjennomført et prosjekt over tre år, dette som en "ledestjerne" for andre kommuner.

Prosjektet er koordinert med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), samarbeidskommunene, Kommunenes Sentralforbund (KS) og Senter for statlig økonomistyring (SSØ). Prosjektet er nå også i produksjonsfase, og våre leverandører kan avtale overgang om å utstede e-faktura fremfor papir. Hovedaktivitet fremover er å få satt i gang et økende antall leverandører.

E-handel og e-faktura. I dag utgjør e-handel ca. 15 prosent av totale innkjøp, mens ti prosent av fakturaene er elektroniske. Av 260.000 ordrer går 25 prosent som e-handel. Om lag 60 leverandører har avtaler om e-handel med kommunen. Fortsatt er det for mange manuelle bestillinger og fritekstbestillinger som medfører dårlig adresseringsinformasjon og dermed dårligere datakvalitet.

- Netto reduserte kostnader er ca. ti millioner kroner. I tillegg er det raskere omløpshastighet og økt effektivitet i alle ledd. Her er det fortsatt et stort potensiale for besparelser for hele kommune-Norge, samt hos våre leverandører, sier Arntzen.

Mange plussfaktorer. I Trondheim har man oppnådd gode innkjøpsavtaler, effektive arbeidsprosesser, forbedret logistikk og søkbarhet på ordre, smalere produktsortiment, redusert ukurans og feil ved bestilling, tallet på leverandører er redusert, økonomistyringen i hele verdikjeden er blitt bedre og det er oppnådd prisreduksjoner på kjøp på ca. 25 prosent.

Betydelige gevinster. Mulighetene for gevinster er mange. Man unngår manuelt papirarbeid og skanning, reduserer mengden av sentral fordeling, kontering kan gjøres av bestiller, ordrematch muliggjøres på beløp og merverdiavgift, øker omløpshastigheten, oppnår miljøgevinster og totalt vesentlig reduserte behandlingskostnader.

- Tidsstudier viser at behandling i snitt pr. faktura er ca. åtte minutter. Lønn utgjør ca. kr. 50 pr. faktura, mens papir, porto, avskrivning for konvoluttåpner, scannere etc., er på ca. 40 kroner pr. faktura. Dermed er vi nær opp til hundrelappen.

Transaksjonskostnaden på en e-faktura er på fra to til ti kroner, samt én krone til controlling. Kostnadene til infrastruktur og tjenestekjøp er svært beskjedne sammenlignet med alternativ kostnad, sier Arntzen.