Viktig med identifikator for å sikre riktig varemottaker

- Det er viktig å se helheten ved effektivisering og når gevinster skal oppnås, sier seniorrådgiver JanMærøe i Direktoratet for forvaltning og IKT.

I dag har Ehandelsplattformen tilknyttet 142 offentlige virksomheter og nær 400 leverandører .
- Både for leverandører og offentlige innkjøpere er det viktig å få presisjon i leveransene. Vi anbefaler derfor at man bruker en unik maskinlesbar identifikator for å sikre riktig varemottaker. Dette er også med i den standardiserte samhandlingsavtalen mellom leverandører og kjøpere, og her nevnes GLN som ett alternativ. Men vi kommer ikke med noe pålegg. I det nye fakturaformatet, EHF, er det obligatorisk å benytte organisasjonsnummer / bedriftsnummer somidentifikator. Det er viktig å se helheten ved effektivisering og når gevinster skal oppnås, sier seniorrådgiver Janmærøe i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi).

Effektivisering. Offentlig sektors e-handelsinitiativ startet opp med elektronisk handel via daværende elektroniske plattform Markedsplassen ehandel.no i 2002. Regjeringen fokuserte sterkt på at man skulle ta i bruk elektronisk verktøy i planleggingen, gjennomføringen og oppfølging av kjøp av varer og tjenester. Ehandelsplattformen har et åpent og standardisert grensesnitt for både offentlige kjøpere og deres leverandører. Ehandelsplattformen er et viktig initiativ fra regjeringen for å gjøre det lettere å implementere elektronisk handel. Offentlige virksomheter tilbys en plattform som inneholder tjenester for å tilrettelegge, knytte og drifte elektroniske forretningsprosesser mellom kjøpende og selgende virksomheter , samt veiledning i hvordan disse kan bli et effektivt verktøy for bedre, sikrere og enklere innkjøp. Dette gir en mer effektiv offentlig sektor, og resultatene av effektiviseringen gir gevinster som kan overføres til ordinær tjenesteproduksjon. Difi ble gitt i oppdrag å legge til rette for en økt satsing på e-handel. I 2009 skjedde det flere funksjonalitetsforbedringer gjennomen ny konkurranse, blant annet ble det lansert et enkelt bestillingsverktøy formindre offentlige virksomheter. I dag er nær 400 leverandører representert på Ehandelsplattformenmed varekataloger.

Samhandlingsavtalen. Formålet med samhandlingsavtalen, er å etablere et felles malverk for elektronisk handel som beskriver den elektroniske samhandlingen mellom kjøper og selger når Ehandelsplattformen benyttes.
- Samhandlingsavtalen skal være et bindeledd mellom den kommersielle avtalen (mellom kjøper og selger) - og den tekniske integrasjonen selger og kjøper har valgt for å gjennomføre elektronisk handel. Avtalen skal bidra til at prosesser, informasjonsflyt og innhold, ansvar og tidsfrister blir entydig definert på et overordnet, ikke-teknisk nivå mellom kjøper og selger som et eget vedlegg til den kommersielle avtalen. Avtalen skal bidra til at kjøpere og selgere i størst mulig grad stiller entydige krav til sine leverandører, og at dette kan gjøres av "ikketeknikere", sier Mærøe.

Ambisiøst mål. - Dere har ambisiøse mål?
- Ja. Men vi er på rett vei. Antall offentlige virksomheter og leverandører har hatt en meget positiv vekst det siste året. Vi fokuserer også på at de elektroniske innkjøpsprosessene skal implementeres i hele organisasjonen for å få full effekt. I tillegg skal vi selvsagt ha flere nye brukere. Det er viktig å få etablert gode strategier og prosesser, og at man får avsatt tid og nok ressurser til å gjennomføre en overgang til elektronisk handel. Det må ikke bli et "evigvarende pilotprosjekt"med et begrenset omfang. I den forbindelse har vi www.prosjektveiviseren.no, med egne sider med veiledning for å gjennomføre vellykkede e-handelsprosjekter.
- Hva er metodikken?
- Den er basert på tradisjonell prosjektgjennomføring, men med tilpasninger til det å gjennomføre et e-handelsprosjekt. Vi har benyttet erfaringer fra en rekke vellykkede e-handelsprosjekter som er gjennomført de siste årene.

Organisasjonsendringsprosjekt. Erfaringene viser at offentlige virksomheter har god fokus på teknologien når man skal innføre elektronisk handel. Derimot tenderer man til å undervurdere de ledelsesmessige og organisatoriske utfordringene som må håndteres for å lykkes. Som følge av dette har Difi forbedret sin anskaffelsesmodell og lansert en helt ny veileder for innføring av elektronisk handel (basert på modellen). Modellen danner også basis for Difi sine veiledere for anskaffelsesstrategi og internkontroll. Veilederen for innføring av e-handel er tilgjengelig på www.prosjektveiviseren.no og vil gi brukerne tilgang til veiledningsmateriell og maler som kan benyttes til ulike deler av prosjektet, men også i en driftsfase der gevinstene skal tas ut, sier Mærøe.

Klare gevinstpotensialer. Kontroll med bestillingene, samsvar mellom bestilling og faktura, kontroll med avvik, statistikk og avtalelojalitet er - sammen med mer effektiv drift stikkord for de gevinstene som kan oppnås.
- Besparelser ved innføring av elektronisk handel er vanskelig å estimere. Det kommer helt an på hvor vellykket implementeringen er. Vi har eksempler på virksomheter som har gjort betydelige besparelser.
Det er viktig for ledelsen å kvantifisere andre områder enn bare besparelser i form av kroner. Forbedringer i form av bedret kvalitet i prosesser, økt kompetanse hos de ansatte og mer interessante arbeidsoppgaver kan eksempelvis lede til reduksjon i sykefravær og økning i omdømme til virksomheten.
- Hva er suksessfaktorer for å ta ut gevinster?
- Virksomheten må ha satt seg realistiske mål for gevinstrealisering, oppfølgingen underveis må være systematisk og basert på gode analyser, samt at gevinstoppfølgingen i etterkant følger omforente planer, sier Mærøe.

Åpen markedsplass. - Hvordan er interessen fra leverandørene?
- Den er økende. Offentlig sektor er et stort og interessant marked nå som et stort antall nye offentlige virksomheter slutter seg til, øker lønnsomheten for leverandørene. Leverandører kan også benytte seg av Åpen markedsplass. Her kan man vise seg frem og dermed flagge at man er interessert i å handle med offentlige virksomheter. Via denne webtjenesten kan man på en enkel måte gjøre sine kataloger tilgjengelige for offentlige kjøpere.
Åpen markedsplass vil høyne e-modenheten, spesielt for små lokale leverandører ved at de får trening i å lage elektroniske kataloger før et eventuelt offentlig anbud.

Bruk av GLN. I dag er bruken av GLN obligatorisk i elektronisk forretningsdrift i dagligvarebransjen. I Danmark er GLN blitt en obligatorisk del av den danske statens eFaktura-initiativ, og alle offentlige institusjoner og deres leverandører er pålagt å bruke GLN fra 2005.
- Flere offentlige innkjøpere bruker GLN, og erfaringene er gode. For å sikre leveringseffektivitet og kvalitet innen elektronisk handel - anbefaler vi at det brukes en unik maskinlesbar identifikator for leveringsmottak. Identifikatoren bør følge gjennom hele prosessen, og gir fordeler både for leverandør og kjøper. Det foreligger imidlertid ikke noe initiativ om å standardisere på en gitt identifikator, avslutter seniorrådgiver Jan Mærøe i Direktoratet for forvaltning og IKT.