Spørsmål og svar verdrørende GS1 eCom

1. Hvilke fordeler gir GS1 eCom?

Ved å overføre informasjonen mellom kjøper og selgers system elektronisk blir håndteringen mer effektiv. Mange steg i prosessen kan effektiviseres ved automatisering og dermed sparer man tid. Samtidig oppnår man bedre datakvalitet siden man unngår flere manuelle rutiner.

2. Er det bare leverandørene som får fordeler av eCom?

Elektronisk meldingsutveksling trenger ikke bare å bestå av ordrer mellom kunde og leverandør. Man kan f.eks. også sende prisliste, ordrebekreftelser, fakturaer, pakksedller osv. Dette gjør at begge parter vil dra nytte og man oppnår en reell vinn-vinn situasjon.

3. Hvilke utfordringer skaper eCom?

For at man skal få fullt utbytte av elektroniske meldinger må man forstå hvordan teknikken benyttes for å effektivisere forskjellige forretningsprosesser. En av de største utfordringene kan derfor være å forstå og endre bedriftens forretningsprosesser på en måte som skaper store økonomiske besparelser samtidig som man opplever bedre kvalitet på informasjonen. I dag finnes det ulike bransjestandarder for hva de elektroniske meldingene skal inneholde av informasjon. For mer informasjon om hvilke standarder som gjelder i din bransje kan du kontakte oss i GS1 Norway.

4. Hva er EDI?

EDI er en forkortelse for "Electronic Data Interchange" og kan defineres som elektronisk utveksling av strukturerte data, i henhold til avtalte meldingsstandarder. EDI kan i utgangspunktet dekke alle format for strukturerte meldinger, men de fleste vil nok først og fremst tenke på formatene EDIFACT og XML.

Teknologien EDI har sitt utspring i transportbransjen på 1960-tallet. Da bransjen hadde et overveldende papirarbeid, prøvde man å finne måter å rasjonalisere dette arbeidet på. Løsningen på problemene ble EDI. Etter denne tid har bruken av EDI spredt seg til mange ulike bransjer.

5. Hvordan henger EDIFACT, EANCOM og XML sammen?

EDIFACT og XML er to ulike format som benyttes innen elektronisk dokumentutveksling.

EDIFACT, som vedlikeholdes av FN, er den tradisjonelt vanligste standarden benyttet innen EDI. Standarden er meget omfattende, og består av flere hundre standarddokumenter som detaljert spesifiserer gyldig innhold i meldingene samt hvordan filene skal struktureres. GS1 EANCOM er et utdrag av denne standarden og omfatter kundegruppen som GS1 har. I tillegg til EDIFACT sine regler, stilles det i GS1 EANCOM også absolutte krav til identifisering av artikler (GTIN), kolli (SSCC) og aktører (GLN).

XML er en bredere standard som har flere bruksområder i tillegg til EDI og elektronisk dokumentutveksling. Formatet benytter tagger/klammer for å pakke inn data og er ikke like strengt som EDIFACT. Dette har ført til at tilpasninger har blitt gjort for å tilfredsstille bransjebehov, og man har ikke på samme måte som i EDIFACT en global standardisert beskrivelse av formatet. Det jobbes nå internasjonalt for å få på plass en global beskrivelse av XML, på samme måte som EDIFACT.

6. Hva er en e-faktura?

Definisjonen på en e-faktura er en faktura som sendes og tas imot i elektronisk form. Skannede papir fakturaer betraktes ikke som e-fakturaer.