Offentlig sektor

Vellykket digitalisering av offentlige anskaffelser krever et felles «språk» 

Digitalisering kan fjerne unødvendige arbeidsprosesser og gi økonomiske besparelser. Men for å lykkes med digitaliseringen er man helt avhengige av et felles språk som alle handelspartnere forstår. Et felles språk gir store effekter gjennom hele anskaffelsesprosessen, og det offentlige kan spare mange hundre millioner kroner årlig. GS1 tilbyr dette språket, GS1-standardene, i dag. Vi kaller det «The global language of Business». 

Mange kommuner og offentlige etater har tatt i bruk deler av GS1-standardene, men det er fremdeles et stort potensiale i økt bruk og gevinstrealisering.
 
GS1-standardene forenkler behovsanalysen
 
Om man bruker GS1-standardene gjennom hele anskaffelsesprosessen vil man enkelt kunne ta ut erfaringstall og behovsanalyser når man skal begynne på en ny anskaffelse. Man vil rett og slett få mye bedre oversikt over hva man har kjøpt tidligere, og hvilke avdelinger som har mottatt varene.
 
De mest relevante GS1-standardene – kort fortalt
 
UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) - et globalt klassifiseringssystem for varer og tjenester, eid av FN og forvaltet av GS1.
 
UNSPSC er obligatorisk på e-handelsplattformen, og klassifiserer varer og tjenester på produktgruppenivå. Det er produsent/leverandør som er ansvarlige for å gruppere varene. UNSPSC-koden kan gi svært gode muligheter for analyse. Men om det ikke settes krav til hvilket nivå leverandøren skal bruke på koden som blir brukt, resulterer det også i varierende kvalitet. Dette kan igjen føre til redusert bruk.  
Mange kommuner bruker UNSPSC til å oppnå automatisk kontering. Det er fint, men det er analyse som er den viktigste verdien. Bruk av UNSPSC gir gode muligheter for å analysere innkjøpene. For det offentlige er det en standard som ligger der klar til bruk – det er bare å bruke den! 
   
GTIN (Global Trade Item Number) - et nummer på globalt nivå som unikt identifiserer produktet.
 
GTIN er en unik produktidentifikasjonskode som blir brukt i varehandelen verden over. De aller fleste produkter har i dag et GTIN, og det er denne koden som brukes i blant annet i strekkoden, som vi alle kjenner til. Om man har tilgang til GTIN kan man faktisk sammenligne like varer også når det gjelder pris. Dette er ikke mulig på artikkelnummer nivå. Grunnen er at om flere leverandører selger samme vare vil varen ha ulikt artikkelnummer, men GTIN vil alltid være likt på like varer. Det 
offentlige må sette krav til leverandørene om å angi GTIN på produktene i anbudsprosessen. For det offentlige er det en standard som ligger der klar til bruk - spør etter den – og bruk den!
 
GLN (Global Location Number) - et globalt unikt nummer som kan identifisere en aktør, en rolle eller en fysisk lokasjon.
 
GLN er et lokasjonsnummer som ikke bare sikrer at varen blir levert rett sted, men som også kan brukes som et kundenummer. En enhet kan klare seg meg ett kundenummer mot alle leverandører. Det blir på en måte det samme prinsippet som et personnummer. 
Ved å identifisere de forskjellige varemottaksstedene med et unikt GLN, etablerer man grunnlaget for en effektiv samhandling med leverandørene, og man får et bedre grunnlag til å analysere behovet basert på historikk. Prisen på GLN er beskjeden sett i lys av de fordelene man kan oppnå ved å bruke det. Ta kontakt med oss og be om en innføring i mulighetene.
 
GS1-standardene i praksis
 
Tenk deg at man til enhver tid kan se hvem som bestilte hva slags varekategori? Hvor varene ble sendt? Eksakt hvilke varer som ble bestilt, og om man kunne sammenligne pris på like varer. Det ville forenklet behovsanalysen, samt effektivisert hele anskaffelsesprosessen betraktelig.  
Ta kontakt med oss, og finn ut hvordan dere kan bruke GS1 sine standarder for å effektivisere deres anskaffelser. Det handler mest om å skaffe seg kunnskap om et sett standarder som allerede er i bruk i markedet. Det skal bare benyttes fullt ut.  
 
Kontaktinformasjon:  
Wenche Holtet-Lid,
Industry Development Manager,
GS1 Norway
wenche@gs1.no
Mob: 977 34 866 
 
 
Del eller print