Sørlandet Sykehus bruker QR-koder til smartere posthenting

Avfallshåndtering med QR-koder med Digital Link har vært en suksess, nå tar sykehuset i bruk en lignende løsning for posthenting.

En portør som tidligere hentet post på Sørlandet sykehus måtte gjør hele sin «postrunde» hver dag kl. 11:00.

Vedkommende måtte da gå innom alle hentepunkt. Hvis det fantes post ble det tatt med, hvis ikke gikk portører tomhendt derifra. Denne situasjonen var en utfordring, forklarer Erik Lølandsmo, rådgiver ved avdeling for internservice ved Sørlandet Sykehus.

Posthenting med QR-koder, hvordan fungerer det?

En sykepleier, psykolog eller eksempelvis en administrativ medarbeider har noe som skal sendes med post vil skanne en QR-kode (se bildet). Vedkommende åpner da en lenke til en nettside hvor de kan bestille henting av post. GS1 standarder som GRAI og GLN brukes for å unikt identifisere postkasser og lokasjoner (se faktaboks). Portøren som skal hente posten vil da få beskjed om at det må hentes post i den bestemte enheten.

Initiativet er inspirert av de gode erfaringene Sørlandet Sykehus Kristiansand har hatt med QR-koder og avfallshåndtering (Vi har tidligere skrevet om dette og du kan lese saken her https://gs1.no/medlemshistorier-sorlandet-sykehus/). Lølandsmo forklarer at de hele tiden er på utkikk etter forbedringer.

– Vi ser hele tiden behov for endringer og forbedringer på en hel del fronter på et sykehus. I min avdeling har vi mange forskjellige enheter og noen av disse har ansvaret for posthenting. Post er i endring siden det ikke sendes like mye som tidligere og det er allerede endret mye i forhold til sykehusets interne postrutiner. Men her så vi muligheter til ytterligere forbedringer.

Valget falt på QR med Digital Link på bakgrunn av den gode erfaringen med avfallshåndtering. Lølandsmo forklarer at de ser for seg at blir en enkel løsning som skal gi et pluss i hverdagen for de det gjelder. Han lister opp fordeler som: hverdagsøkonomisering, fleksibilitet (henting kan bestilles når som helst) og at post kan hentes hver dag (så lenge bestillingen registreres før kl. 11).

– Vi ser nok flere fordeler enn ulemper. Fordelene er at det er et bidrag til en mer effektiv arbeidshverdag og ulempen er i så fall det at de ansatte får enda en ny ting å forholde seg til. På Sørlandet sykehus jobber vi med å forbedre oss hele tiden og av og til kan det bli mange nyvinninger å forholde seg til, men til nå har vi bare fått positive tilbakemeldinger på bruk av QR-koder med Digital Link for smartere posthenting.

Posthenting med QR-koder er godt mottatt

Systemet ble først tatt i bruk 18. desember 2023. Den tekniske delen av systemet har fungert godt og Lølandsmo forklarer at den eneste utordringer har vært å få portører til å huske registreringen av hentet post.

– Men det tenker jeg er et naturlig oppstarts problem og helt innenfor det akseptable, legger han til.

Av de som bruker systemet har de fått få tilbakemeldinger. Lølandsmo antar at dette tyder på at systemet fungerer godt. Når det gjelder tiden fremover så har han tro på at det kan bli et positivt bidrag for de som bruker det.

– Nå må det bli en vane å bruke systemet, anmelde mottatt post og over tid håper jeg vi vil se at dette gir et pluss i hverdagen for travle portører, avslutter Lølandsmo.

Faktaboks GRAI og GLN

GRAI: Global Returnable Asset Identifier er en unik identifikator som brukes for å spore returnerbare eiendeler. GRAI gjør det mulig å effektivt overvåke bevegelse og status til disse eiendeler.

GLN: Global Location Number er en unik identifikator som tildeles lokasjoner, juridisk enhet eller en rolle i en handelstransaksjon.