Manglende digital kompetanse er en kostbar bremsekloss i offentlige anskaffelser

Alle som jobber med innkjøp i det offentlige har kjent på utfordringen med å skaffe seg en god og sikker oversikt over hva man kjøper – og om dette er i samsvar med inngåtte avtaler. Digitaliseringen av offentlige anskaffelser kan løse dette og gi verdifull styring og kontroll.

Av Marianne Clausen, IDM Offentlig sektor i GS1 Norway

Stortingsmelding 22 «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser» og Digitaliseringsdirektoratets «Program for digitale anskaffelser» har et klart mål om effektivisering og økt kontroll av offentlige innkjøp innen 2024. Dette er et mål som både er oppnåelig og sårt tiltrengt. Alle som jobber med anskaffelser i dag, har på ett eller annet tidspunkt slitt med å skaffe seg full oversikt over forbruket og om innkjøpene faktisk er i samsvar med de avtaler som er inngått. Slik situasjonen er i dag, sitter ofte leverandørene med bedre oversikt enn oppdragsgiver.

Anskaffelsesprosessen starter med informasjonsinnhenting for å finne korrekt estimat for en ny anskaffelse. Selv om man har kjøpt lignende produkter og tjenester tidligere er det ofte utfordrende for oppdragsgiver å skaffe seg en komplett oversikt. Evalueringen er neste utfordrende steg: Her må man være sikker på at man evaluerer produkter med identiske kvaliteter og egenskaper.  Når kontrakt er signert er det viktig å ha løpende kontroll på at leveransene er i henhold til avtale og at prisen er korrekt.  

Dagens anskaffelsesprosess er med andre ord kompleks, noe som ofte kan lede til kostbare feiltrinn. Effektivisering av disse prosessene vil derfor utvilsomt gi store gevinster for offentlige oppdragsgivere i form av bedre kontroll og styring.

Så hvor ligger utfordringen?

En stor del av utfordringen ligger i at offentlige virksomheter ikke har nok kunnskap og forståelse om hvor stor andel av deres kostnader som er innkjøp. Digitalisering av denne prosessen vil gi langt bedre styring og kontroll. Selve automatiseringen av forretningsprosesser har man jobbet målrettet med i mange år, men målet om en heldigital anskaffelsesprosess er fortsatt bare en skygge i horisonten. For å lykkes med dette kreves det bedre og mere strukturerte data som kan legge til rette for mer automatiserte og effektive prosesser.

Hva er så løsningen?

Implementering av åpne globale standarder i kombinasjon med digitalisering vil gi oppdragsgiver langt bedre kontroll og forenkle kommunikasjonen mellom alle involverte parter. Standarder sikrer unik identifisering av produkter og tjenester, og bidrar til økt sporbarhet og effektiv gjenbruk av data i hele anskaffelsesprosessen.

Bedre oppfølging og kontroll vil garantert gi besparelser, både i tid og penger. Digitalisering og bruk av standarder bidrar dessuten til å sikre og forenkle avtaleoppfølgingen, som igjen er viktig for å kvalitetssikre at leverandøren har levert produkter, priser og tjenester iht. avtalte vilkår. Dette er også viktig for å avdekke kjøp utenom avtale, noe som også kommer leverandørene til gode. God kontroll gir forutsigbarhet for begge parter ift. volum og verdi på avtalen og godt grunnlag for senere anskaffelser.

Hva innebærer dette i praksis?

Bruken av UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) – et globalt klassifiseringssystem for produkter og tjenester – svært utbredt i mange bransjer. I kombinasjon med GS1s standard for unik produktidentifisering GTIN (Global Trade Item Number) og lokasjoner GLN (Global Location Number) muliggjør man utveksling av entydige data.
 

 

1. Dersom man tidligere har benyttet globale standarder for å identifisere hva man har kjøpt, vil man ved neste anskaffelse ha en komplett statistikk over hvilke varer/tjenester som er kjøpt fra hvilke leverandører og hvor de er levert. Oppdragsgiver vil ha meget god informasjon for å kunne estimere behovet ved ny anskaffelse.

2. Når innleverte tilbud fra leverandørene inneholder globale standarder er det enkelt å sammenligne tilbud fra forskjellige leverandører på identiske produkter (samme GTIN) for å se hvem som gir det beste tilbudet. Oppdragsgiver har også da entydig informasjon om hvilke produkter som ligger i tilbudet.

3. Når det avropes på inngåtte avtaler vil man enkelt kunne sikre at leverte varer og tjenester i hele avtaleperioden er identiske med innholdet i vinnende tilbud, og det er enkelt å avdekke og følge opp eventuelle avvik på en rask og sikker måte.

Unik produktidentifisering vil også gi muligheter for enklere og sikrere dokumentasjon knyttet til grønne anskaffelser.

Det store spørsmålet nå er egentlig: Har du råd til å utsette bruk av standarder og digitalisering?

Svaret på dette spørsmålet er enkelt, men utfordringen er heller hvordan man som innkjøper i offentlige virksomheter kommer videre i prosessen med digitalisering og bruk av globale standarder. GS1 Norway som har ansvaret for disse standardene i Norge, samarbeider tett med en del offentlige virksomheter, ERP-leverandører og Direktoratet for digitalisering. Det er mye spennende på gang for å nå målet i Stortingsmeldingen og mye erfaring og kunnskap kan tilegnes ved å delta i brukerfora i regi av ERP leverandører og Direktoratet for digitalisering. Dersom offentlige virksomheter samarbeider om å stille krav til systemleverandørene om nye løsninger for heldigitalisering av anskaffelsesprosessen, vil gode løsninger utvikles på et tidligere tidspunkt. Ta gjerne kontakt med oss i GS1 Norway for mere informasjon om hvordan standardene kan gjøre dine anskaffelser enklere, raskere og sikrere.

Kontakt oss!

Ønsker du mer informasjon eller et møte med oss?

Ta kontakt med:


   Marianne Clausen
   Industry Development Manager
   mc@gs1.no
   Mobil: 971 64 714

 

Del eller print