Manglende kompetanse er den største utfordringen i digitale offentlige anskaffelser

Regjeringen har som mål at alle offentlige anskaffelser skal skje igjennom heldigitale verktøy innen 2024. Teknologi, systemer og etablerte standarder er på plass, men kompetanseheving er den viktigste faktoren for å oppnå økt innkjøpsfaglig og digital modenhet, mener seksjonssjef i Difi, André Hoddevik.

Seksjonssjef i Avdeling for offentlige anskaffelser i Difi, André Hoddevik, mener det ligger store besparelser i å effektivisere offentlige anskaffelser gjennom digitalisering. Dette både med tanke på reduserte kostnader, mulighetene til å gjøre bedre kjøp gjennom mer informasjon om egne behov, samt bedre evne til å følge opp inngåtte avtaler. Digitalisering vil også gjøre det lettere å etterleve anskaffelsesregelverket.

– I dag brukes det for mye tid på gjennomføring av anbudskonkurranser, og det er ofte mer fokus på hvilke løsninger oppdragsgiverne tror de trenger, enn hvilket reelt behov som faktisk skal dekkes. Digitale handelsløsninger levert av markedet knyttet sammen igjennom PEPPOL-nettverket og EHF standardformater (Elektronisk handelsformat) gir effektive prosesser allerede i dag, og vil kunne forenkle informasjonssanking og dermed legge grunnlaget for å effektivisere innkjøpene ytterligere både økonomisk og tidsmessig, sier Hoddevik.

– Videre jobbes det nå med å teste ut maskinlæring og bruk av kunstig intelligens for å bedre kunnskapen om innkjøpene i offentlig sektor. Her vurderes det å etablere en «datasjø» hvor all informasjon fra de EHF-baserte transaksjonene til og fra offentlig sektor samles sammen med anskaffelseskunngjøringer fra Doffin og andre informasjonskilder. Her vil offentlige virksomheter kunne hente ut informasjon om egne innkjøp og sammenligne seg med andre. Basert på bedre informasjon vil oppdragsgiverne kunne ta bedre, smartere og raskere avgjørelser i innkjøpsprosessene og i egen virksomhetsstyring i fremtiden, sier Hoddevik.

Heldigitalt innen 2024
I den nye Stortingsmelding 22 om offentlige innkjøp, som har tittelen «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser», presenterer Regjeringen et mål om at alle offentlige anskaffelser skal skje igjennom digitale verktøy innen 2024. Dette er et mål Hoddevik har tro på, men veien dit er fortsatt lang, forteller seksjonssjefen.

– Jeg er ikke så bekymret for teknologien, der er mye på plass allerede. Det jobbes systematisk med å gi EHF-støtte til hele anskaffelsesprosessen, og samarbeidet mellom Difi og systemleverandørene i markedet er godt. Hovedutfordringen ligger i å få alle involverte til å tenke og jobbe på en ny måte. Det er behov for økt anskaffelsesfaglig og digital modenhet i mange offentlige virksomheter, så tiltak for kompetanseheving og endringsledelse blir vesentlig i årene som kommer. Det er her den største utfordringen vår ligger i dag, sier seksjonssjef i Difi, André Hoddevik.

OpenPEPPOL
André Hoddevik er også Generalsekretær i OpenPeppol. Dette er en internasjonal non-profitt organisasjon opprettet for å forenkle digital samhandling i forbindelse med offentlige anskaffelser. OpenPEPPOL ble etablert i 2012 basert på det EU-delfinansierte PEPPOL-prosjektet (2008-2012) som et europeisk initiativ med fokus på offentlig sektor. I 2019 er organisasjonen i ferd med å få global utbredelse med mer enn 300 medlemmer fra privat og offentlig sektor. I Europa er PEPPOL-spesifikasjoner og bruk av PEPPOL-nettverket lagt til grunn for arbeidet med elektronisk fakturering i 10 land, inkludert Tyskland, Polen, Italia og Norge. Utenfor Europa har Singapore og New Zealand så langt lagt PEPPOL til grunn for sine elektroniske fakturainitiativ, og Australia er i ferd med å gjøre det samme.

OpenPEPPOL administrerer standardene som ligger til grunn for EHF (Elektronisk handelsformat), som er den norske tilpasningen til et felleseuropeisk, obligatorisk fakturaformat, og PEPPOL-nettverket som det er obligatorisk å benytte ved fakturering i offentlige anskaffelser. OpenPeppols internasjonale samhandlingsrammeverk gjør det mulig for leverandører og offentlige innkjøpere å kommunisere elektronisk igjennom hele anskaffelsesprosessen.

Samarbeider med GS1
Den 27. mars signerte Hoddevik som generalsekretær i OpenPeppol en MoU (Memorendum of understanding) med Miguel Lopera, President og CEO i GS1 globalt i Brussel. Både OpenPEPPOL og GS1 spiller en viktig rolle for å muliggjøre digital samhandling globalt, og legger til grunn at et tettere samarbeid vil skape merverdien for sluttbrukere av deres respektive standarder. For å generere ytterligere fordeler for sine medlemmer, vil de to organisasjonene etablere et dypere samarbeid ved å dele teknisk ekspertise og gjennomføre felles aktiviteter der deres respektive tjenester og løsninger overlapper.

– Lokasjons- og produktstandarder som GS1 sine GLN og GTIN vil være en naturlig del av informasjonsflyten i offentlige anskaffelser. OpenPEPPOL har samarbeidet med GS1 i de britiske helsemyndighetenes (NHS) sitt digitaliseringsprosjekt «Scan4Safety» på dette og andre områder siden 2016. Jeg forventer at GS1 og OpenPEPPOL fremover vil jobbe med flere felles pilotprosjekter for å vise betydningen av å samle data, og samtidig utforske hvordan løsninger basert på våre spesifikasjoner og tjenester kan samkjøres til beste for alle handelspartnere også i Norge, sier André Hoddevik.

Hvorfor GS1?


Geir Paulsen                    

GS1 standardene tilbyr et felles «språk» som alle handelspartnere forstår, forklarer administrerende direktør i GS1 Norway, Geir Paulsen.

–  Legger man standardene inn som et felles grunnlag for digitaliseringen, vil man kunne fjerne unødvendige arbeidsprosesser og oppnå økonomiske besparelser. At man kan se nøyaktig hvilke varer som ble bestilt – og sammenligne pris på like varer – er en stor fordel. Dette forenkler behovsanalysen og effektiviserer hele den offentlige anskaffelsesprosessen betraktelig, sier Paulsen.

– Utover ren effektivisering av anskaffelser, viser det seg også at bedre kunnskap om egne innkjøp er viktige områder for å ta ut gevinst. For eksempel har Universitetet i Oslo oppnådd besparelser på over 180 millioner kroner på anskaffelser i løpet av siste seks årene. Drøyt 20 prosent er hentet fra effektivisering, mens det resterende er spart på grunn av bedre avtaler – noe som sier mye om behovet for god informasjon og statistikk. Og det er her GS1 sine standarder utgjør en betydelig rolle, både for å fremskaffe riktig data og for å effektivisere anskaffelser gjennom digitalisering, sier Paulsen.

– Selv om flere kommuner og statlige etater allerede har tatt i bruk flere GS1 standarder, er det fremdeles et stort potensial i å øke bruken av standardene og i å realisere gevinstene. Samarbeidet som er inngått med OpenPeppol understreker bare viktigheten av digital samhandling, avslutter administrerende direktør i GS1 Norway, Geir Paulsen.

Del eller print